Luento 1/5 – Johdanto

Metsäkoneyrityksissä on perinteisesti hyödynnetty paljon tietojärjestelmiä mm. metsäkoneissa ja urakanantajien korjuunohjauksessa. Myös taloushallinto ja rahaliikenne on hoidettu yksistään sähköisillä järjestelmillä jo vuosikaudet. Kuitenkin yrityksen sisäisessä laskennassa, eli eri tuotannon ja talouden seurannassa sekä raportoinnissa olisi monissa yrityksissä paljon parantamisen varaa.

KYMPPIKOULU-artikkelisarjan tarkoitus on luoda katsaus, miten metsäkoneyrityksen eri hallintotoimet kytkeytyvät toisiinsa ja miten niitä voidaan hyödyntää kannattavuuden seurannassa. Erityisesti tämän artikkelisarjan toivotaan helpottavan seurantatyövälineiden käyttöönottoa niissä yrityksissä, joissa se on tähän asti jäänyt syystä tai toisesta taka-alalle.

Puunkorjuu on pääomavaltainen, mutta myös varsin työvoimavaltainen toimiala. Liikevaihto on työntekijää kohden huomattava, mutta marginaali katteen ja liikevoiton tekemiseksi on usein pieni. Urakanantajien hinnoittelupolitiikka ja neuvotteluasema korjuuyrittäjän suuntaan on monesti epätasapainoinen. Jotta pystytään kannattavaan toimintaan, on korjuuyrityksen jokaisen osa-alueen oltava tehokas. Kannattavuutta rasittavat porsaanreiät on pystyttävä havaitsemaan ja tukkimaan.

Seurannan haasteet

Miksi seurantajärjestelmien hyödyntäminen ja rakentaminen on osoittautunut haasteelliseksi puunkorjuualalla? Monissa yrityksissä ei ole riittävästi henkilöresursseja hallintotyöhön. Varsinkin pienimmissä puunkorjuuyrityksissä yrittäjä on kiireinen varsinaisen tuotannon hoitamisessa. Hallintotyö jää hoidettavaksi iltaisin tai viikonloppuisin, ja taloushallinto on ulkoistettu mahdollisimman pitkälle tilitoimistolle. Tilitoimistossa hoituu liikekirjanpito ja tarvittaessa yrityksen maksuliikennekin, mutta tämä ei vielä yksinään riitä kattavan seurannan toteuttamiseksi. Isommissa metsäkoneyrityksissä on yleensä enemmän hallintohenkilöstöä, mutta seurantaa voi myös rajoittaa sopivien tietojärjestelmien puute. Excel-ohjelma taipuu monenlaiseen laskentaan, mutta monipuolisessa ja pitkäkestoisessa seurannassa tulee silti helposti liikaa käsin tapahtuvaa tiedonsyöttöä ja tietojen siirtämistä taulukosta toiseen. Taulukkolaskenta ei ole myöskään paras työväline, kun halutaan tehdä erilaisia vapaasti määritettäviä hakuja tai seurantaraportteja pidemmältä aikaväliltä tai luoda automatisoituja rajapintoja järjestelmien välille.

Sähköisen taloushallinnon järjestelmät puunkorjuuyrityksissä

Puunkorjuuyrityksen prosessit poikkeavat monen muun toimialan käytännöistä, eikä toiminnan reaaliaikainen seuraaminen ole järjestettävissä yhtä helposti kuin muilla toimialoilla. Selkeimmät selittävät tekijät tälle ovat urakoinnin leimikkokohtainen hinnoittelu, leimikoiden suuri määrä ja varsin pieni keskikoko, sekä yleisesti käytössä oleva tilityskäytäntö. Todellinen leimikkokohtainen seuranta on käytännössä erittäin työläs toteuttaa taloushallinnon järjestelmässä siten, että jokaiselle leimikolle voidaan kohdistaa leimikkokohtaiset tuotot ja kustannukset riittävällä tarkkuudella eriteltyinä.

Edes sähköisen taloushallinnon järjestelmä, joka useilla muilla toimialoilla voi tuottaa reaaliaikaisen näkymän yrityksen taloushallintoon, ei käytännössä toimi puunkorjuuyrityksessä yhtä ajantasaisesti. Sähköisen taloushallinnon järjestelmien reaaliaikaisuus perustuu siihen, että kaikki maksutapahtumat syntyvät tai ne kirjataan mahdollisimman varhaisessa vaiheessa järjestelmään. Ostolaskut vastaanotetaan sähköisinä ja paperilaskut skannataan sähköiseen muotoon heti vastaanotettaessa. Myyntilaskut muodostetaan sähköisen taloushallinnon järjestelmässä, joten yhteys kirjanpitoon on välittömästi käytettävissä.

Puunkorjuualalla on vallitseva käytäntö, että urakanantaja tilittää korjuutyön leimikon valmistumisen jälkeen muutamien viikkojen kuluessa. Jos tilitys kirjataan taloushallintoon vasta siinä vaiheessa, kun suoritus on saapunut pankkitilille, ei esim. myyntisaatavien määrästä ole yrityksessä tarkkaa käsitystä ilman erillistä leimikkokohtaista työmaaseurantaa. Tämä on selkeä puute, ottaen erityisesti huomioon, että kyseessä on hyvin sesonkiluonteinen toimiala. Suhdanteet voivat vaihdella hyvin nopealla syklillä mm. sääolosuhteiden tai urakanantajan varasto- ja toimitustilanteen myötä. Mm. maksuvalmiuden seurannan kannalta on ensiarvoisen tärkeää pystyä nopeasti selvittämään, paljonko on tehdystä työstä kertyneet myyntisaatavat, jotta kassan riittävyys voidaan varmistaa. On tärkeää, että taloushallinnon raporttien lisäksi seurataan reaaliaikaisesti myös tuotantoa ja mieluiten menetelmällä, joka yhdistää tuotantotoiminnan ja taloushallinnon mahdollisimman saumattomaksi kokonaisuudeksi.

Ulkoinen ja sisäinen laskentatoimi

Kirjanpidossa tai laajemmin tarkasteltuna laskentatoimessa on eriytettävissä ns. ulkoinen ja sisäinen laskentatoimi. Isoissa yrityksissä näiden erilaiset roolit toteutuvat luonnostaan. Ulkoisen laskentatoimen eli liikekirjanpidon tehtävä on tuottaa tietoa yrityksen taloudellisesta tuloksesta. Se myös toimii verotuksen lähtökohtana ja kertoo mm. paljonko yritys on tuottanut jakokelpoista voittoa.

Sisäiseksi, eli operatiiviseksi laskentatoimeksi nimitetään niitä toimenpiteitä, joiden tehtävänä on tuottaa yrityksen taloutta koskevaa tietoa yrityksen johdon päätösten tueksi. Toisin kuin ulkoinen laskentatoimi, sisäinen laskenta ei ole määritetty laeissa tai asetuksissa. Operatiiviset laskelmat pyrkivät kuvaamaan myös tulevaisuutta, toisin kuin liikekirjanpito, joka kuvaa vain toteutunutta historiatietoa.

Pienissä yrityksissä ei sisäinen laskentatoimi yleensä ole kovin selkeästi määritetty toiminto, vaan sitä pyritään usein tekemään liikekirjanpidon yhteydessä. Varsinkaan puunkorjuuyrityksessä se ei yleensä johda parhaaseen mahdolliseen lopputulokseen, sillä liikekirjanpidon tekemiseen tarkoitetut taloushallinnon järjestelmät eivät sisällä metsäkonealan toimialakohtaisia toimintoja.

Mihin tarvitaan sisäistä laskentaa?

Sisäiselle laskennalle on tarvetta jokaisessa yrityksessä, kun haetaan vastauksia esimerkiksi seuraaviin kysymyksiin:

Tuotanto

  • Mikä on eri työkoneiden käyttöaste?
  • Miten eri työkoneiden kokonaistyöaika jakautuu eri työlajeille?
  • Mitkä ovat kunkin työkoneen kokonaiskustannukset ja miten ne jakautuvat eri kustannusluokkien välillä (palkat, polttoaineet, korjaus- ja huolto, pääomakulut jne.)?
  • Mikä on eri työkoneiden nettotulos (tuotot – kulut) ja tuotto-% suhteutettuna pääomaan?
  • Minkä tyyppinen metsäkone on tuottavin missäkin korjuuolosuhteissa?
  • Minkä tuntimäärän jälkeen metsäkone kannattaa vaihtaa uudempaan?
  • Onko kannattavampaa järjestää metsäkoneen käyttö yhteen vai kahteen tai jopa kolmeen työvuoroon?

Asiakkaat ja sopimukset

  • Mikä on eri urakanantajille tehtävän puunkorjuun kannattavuus?
  • Mikä on kannattavuus hakkutavoittain kunkin toimeksiantajan osalta?
  • Mikä on erilaisten lisätöiden vaikutus toiminnan kannattavuuteen?
  • Minkä tietojen pohjalta tehdään uusi urakkatarjous?
  • Onko urakointihinnaston rakenteessa kannattavuuteen vaikuttavia vääristymiä?

Henkilöstö

  • Paljonko on henkilöstökustannusten osuus työkoneen kokonais­kustannuksista?
  • Kannattaako ottaa käyttöön kannustepalkkaus?
  • Mitkä ovat sopivat kannustepalkkausperusteet sekä yrityksen että työntekijän kannalta?
  • Kuinka paljon henkilöstön sairauspoissaoloista aiheutuu kustannuksia?
  • Kuinka paljon ovat ylitöistä aiheutuneet kustannukset?
  • Miten tasoittumisjakson käyttö vaikuttaisi palkkakustannuksiin?

Kymmenen vaikuttavaa kohtaa

Useimmat kannattavuuteen ja sen seurantaan vaikuttavista tekijöistä ovat yrityksen välttämättömiä työvaiheita. Osa niistä ovat vapaaehtoisia tehtäviä, joiden säännöllinen seuranta olisi jokaiselle yritykselle ensiarvoisen tärkeä. Näitä toimintoja hoidetaan yrityksissä monilla eri käytännöillä ja työvälineillä, mutta vaihtelevalla kattavuudella. Suurin epäkohta on yleensä siinä, että toimintoja tehdään erillisinä, eikä yhdessä toiminnossa tuotettua tietoa pystytä hyödyntämään muissa toiminnoissa.

tehtavat

Kuva 1: Kymmenen keskeistä puunkorjuuyrityksen hallintoon liittyvää työvaihetta tai tekijää, joilla jokaisella on vaikutusta yrityksen kannattavuuteen tai sen seurantaan

Oheisen kaavion ei ole tarkoitus olla kaiken kattava yhteenveto puunkorjuuyrityksen hallintotoimista. Kyseiset tekijät on valittu mukaan sen vuoksi, että näiden avulla on mahdollista esittää pelkistäen puunkorjuuyrityksen hallintoa ja erityisesti eri toimintojen keskinäiset suhteet. Tulemme hyödyntämään tätä kaaviota läpi koko artikkelisarjan.

Seurannan kolme näkökulmaa

KYMPPIKOULU-artikkelisarjassa aiomme kuvata kolme erilaista seurannan näkökulmaa. Käymme läpi, miten kaavioon valitut kymmenen toimintoa liittyvät toisiinsa, ja miten syntynyttä tietoa voidaan parhaiten hyödyntää muissa toiminnoissa. Tämä tarkastelu auttaa hahmottamaan kokonaisuuden ja toivottavasti siten helpottaa yrityksiä valitsemaan seurantaan tarvittavat menetelmät ja työvälineet. Seurannan kolme keskeistä tarkastelunäkökulmaa ovat ajanseuranta, leimikkokohtainen seuranta, sekä konekohtainen kustannuspaikkaseuranta. Näihin aiheisiin tulemme pureutumaan tarkemmin sarjan seuraavissa artikkeleissa.

Kaikki kurssin luennot:

Vastaa